Rozliczenia faktur

Dokumentem finansowym do rozliczenia zakupów jest faktura VAT lub rachunek (tylko w przypadku sprzedawcy nie będącego płatnikiem VAT).

Faktura lub rachunek powinny być wystawione na:

Uniwersytet Warszawski

ul. Krakowskie Przedmieście 26/28

00-927 Warszawa

NIP 525-001-12-66

W przypadku płatności kartą lub przelewem z konta osobistego należy dołączyć pokwitowanie z terminala lub potwierdzenie przelewu.

Prawidłowo wystawiona faktura (rachunek) powinna być szczegółowo opisana oraz zatwierdzona przez osobę odpowiedzialną za jej finansowanie (w przypadku grantów – kierownik tematu; BST, DSM – kierownik jednostki, etc.). Konieczne jest również podanie źródła finansowania.

Przy rozliczeniach z kontrahentami zagranicznymi należy dodatkowo podać następujące dane:

• nr NIP z prefiksem sprzedającego, np. DE 0010010000;
• kraj, z którego pochodzi dany towar (miejsce wysyłki, które nie zawsze jest tożsame z miejscem zakupu);
• datę wykonania płatności (w przypadku zapłaty z prywatnego konta);
  datę otrzymania towaru oraz dokumenty potwierdzające otrzymanie towaru, np. protokół odbioru – jeżeli jednostka posiada;
• w przypadku usługi – moment jej wykonania (dokładne daty);
• w przypadku towarów – waga netto;
• w przypadku książek – symbol ISBN;
• w przypadku czasopism – symbol ISSN.