Faktury, rachunki i noty

Dokumentem finansowym do rozliczenia zakupów jest faktura VAT lub rachunek (tylko w przypadku sprzedawcy nie będącego płatnikiem VAT).

Faktura lub rachunek powinny być wystawione na:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

W przypadku płatności kartą lub przelewem z konta osobistego należy dołączyć pokwitowanie z terminala lub potwierdzenie przelewu.

Prawidłowo wystawiona faktura (rachunek) powinna zostać przekazana do osób zajmujących się wprowadzaniem faktur do systemu SAP:

• Sekcja SWIB – faktury dotyczące projektów, finansowania IDUB; finansowania SWIB;
• Małgorzata Laszko – faktury wydziałowe, faktury opłacane z kosztów pośrednich, dofinansowania Dziekana

Przy rozliczeniach z kontrahentami zagranicznymi należy dodatkowo podać następujące dane:

nr NIP z prefiksem sprzedającego, np. DE 0010010000;

kraj, z którego pochodzi dany towar (miejsce wysyłki, które nie zawsze jest tożsame z miejscem zakupu);

datę wykonania płatności (w przypadku zapłaty z prywatnego konta);
datę otrzymania towaru oraz dokumenty potwierdzające otrzymanie towaru, np. protokół odbioru – jeżeli jednostka posiada;

w przypadku usługi – moment jej wykonania (dokładne daty);

w przypadku towarów – waga netto;

w przypadku książek – symbol ISBN;

w przypadku czasopism – symbol ISSN.