Pracownik, doktorant, student planujący zagraniczną podróż służbową powinien:
- wypełnić wniosek wyjazdowy —> pobierz wniosek_wyjazdowy
- złożyć podanie o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych i dydaktycznych —> pobierz podanie_urlop_naukowy
- ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej),
- posiadać ważną kartę EKUZ – Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego, potwierdzającą prawo do bezpłatnego leczenia w każdym państwie UE lub EFTA (jeśli dotyczy);
Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW – Sekcji Obrotu Zagranicznego (pokój 406), na podstawie „rachunku kosztów podróży”.
Po powrocie z wyjazdu bardzo prosimy o wypełnienie krótkiego kwestionariusza, który ułatwi nam tworzenie bazy danych o współpracy zagranicznej WGSR i opracowanie sprawozdań.
wniosek wyjazdowy
Wypełniony i podpisany w dwóch miejscach wniosek_wyjazdowy należy przedłożyć:
- do sekretariatu Dziekana – do akceptacji,
- Pełnomocniczce Kwestora i/lub w Sekcji Wsparcia Inicjatyw Badawczych – do potwierdzenia źródeł finansowania (jeśli dotyczy);
Następnie formularz przekazywany jest tylko do Kwestury.
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej, pobytu w danym kraju oraz limity na nocleg określa rozporządzenie MRiPS —> zobacz: stawki diety zagr. 2023
podanie o urlop na wyjazd służbowy
Wypełnione i podpisane podanie o urlop naukowy na czas wyjazdu służbowego zagranicę należy przedłożyć do sekretariatu Dziekana, po uprzedniej konsultacji z Kierownikiem Jednostki Dydaktycznej dotyczącej obsady zajęć w czasie nieobecności związanej wyjazdem.
ubezpieczenie
Ubezpieczenie podczas wyjazdów zagranicznych
Pracownicy i studenci UW wyjeżdżający za granicę, mogą na okres wyjazdu przystąpić do ubezpieczenia kosztów leczenia i assistance poza granicami RP oraz ubezpieczenia NNW, OC i bagażu– zarówno w czasie służbowych, jak i prywatnych wyjazdów zagranicznych (bez ograniczeń terytorialnych) – na preferencyjnych warunkach składkowych w STU ERGO Hestia SA, na podstawie polisy otwartej numer WA50/002144/22/A.
Ubezpieczenie obejmuje również zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem, w szczególności COVID-19, niezależnie od stanu ogłoszonej pandemii lub epidemii.
Umowa pozwala na ubezpieczanie osób towarzyszących, które nie są ani pracownikami, ani studentami UW.
Informacja o zawartym ubezpieczeniu i niezbędne dokumenty dotyczące ubezpieczeń:
Oferta ubezpieczenia w STU ERGO HESTIA
Ogólne warunki ubezpieczenia
Szczegółowe warunki ubezpieczenia
Kontakt:
W celu zgłoszenia się do ubezpieczenia należy wypełnić wniosek, podpisać go (wnioski za niepełnoletnie dzieci podpisują ich rodzice) i przesłać na poniższy kontakt:
Leonard Pilipczuk, firma brokerska Mentor SA, e-mail: mentorlu(at)mentor.pl, tel. +48 502 027 630
zakup biletu na podróż zagraniczną
Szanowni Państwo,
w dniu 18.12.2023 r. została zawarta nowa umowa z firmą WhyNotTravel na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych i promowych w podróżach służbowych pracowników, studentów i doktorantów Uniwersytetu Warszawskiego.
Szczegółowe zasady zakupu biletów i zamawiania usługi wizowej zostały opublikowane na stronie internetowej BWZ: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/
Obowiązują poniższe formularze zleceń zakupu:
- Zlecenie-zakupu-biletu
- Zlecenie-zakupu-biletu-tania-linia-lotnicza
więcej informacji: Strona internetowa BWZ UW
Osobom wyjeżdżającym zagranicę zaleca się rejestrację w serwisie internetowym „Odyseusz” Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Rejestracja jest dobrowolna.
W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł nawiązać kontakt z osobą przebywającą poza granicami Polski, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną. System „Odyseusz” umożliwia również otrzymywanie powiadomień o zagrożeniach w kraju podróży oraz innych informacji konsularnych.
Więcej: https://odyseusz.msz.gov.pl/