wyjazdy zagraniczne – dokumenty i informacje

SEKCJA DS. MOBILNOŚCI WGSR

 Pracownik, doktorant, student planujący zagraniczną podróż służbową powinien:

  • wypełnić wniosek wyjazdowy —> pobierz wniosek_wyjazdowy
  • złożyć podanie o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych i dydaktycznych —> pobierz podanie_urlop_naukowy
  • ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej),
  • posiadać ważną kartę EKUZ – Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego, potwierdzającą prawo do bezpłatnego leczenia w każdym państwie UE lub EFTA (jeśli dotyczy);

Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW – Sekcji Obrotu Zagranicznego (pokój 406), na podstawie „rachunku kosztów podróży”.

Po powrocie z wyjazdu bardzo prosimy o wypełnienie krótkiego kwestionariusza, który ułatwi nam tworzenie bazy danych o współpracy zagranicznej WGSR i opracowanie sprawozdań.

wniosek wyjazdowy

Wypełniony i podpisany w dwóch miejscach wniosek_wyjazdowy należy przedłożyć:

  • do sekretariatu Dziekana – do akceptacji,
  • Pełnomocniczce Kwestora i/lub w Sekcji Wsparcia Inicjatyw Badawczych – do potwierdzenia źródeł finansowania (jeśli dotyczy);

Następnie formularz przekazywany jest tylko do Kwestury.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej, pobytu w danym kraju oraz limity na nocleg określa rozporządzenie MRiPS —> zobacz: stawki diety zagr. 2023

podanie o urlop na wyjazd służbowy

Wypełnione i podpisane podanie o urlop naukowy na czas wyjazdu służbowego zagranicę należy przedłożyć do sekretariatu Dziekana, po uprzedniej konsultacji z Kierownikiem Jednostki Dydaktycznej dotyczącej obsady zajęć w czasie nieobecności związanej wyjazdem.

 ubezpieczenie

1. Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW, którzy są delegowani / kierowani z UW za granicę

Uwaga: Oferta obejmuje tylko ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance

Umowa na ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance dla pracowników, doktorantów i studentów UW delegowanych/ kierowanych za granicę została zawarta z  Towarzystwem Ubezpieczeń Wzajemnych Polskim Zakładem Ubezpieczeń Wzajemnych (TUW PZUW) na podstawie polisy nr KQ1 023E0071

Koszt składki ubezpieczeniowej za wyżej wymienione ubezpieczenie ponosi Uniwersytet Warszawski.

Do ubezpieczenia mogą przystąpić:

  1. pracownicy, doktoranci i studenci delegowani/kierowani z Uniwersytetu Warszawskiego za granicę RP lub przebywający poza granicami RP na podstawie wniosku wyjazdowego zatwierdzonego przez kierownika jednostki UW delegującej/ kierującej ww. osoby za granicę oraz kwestora/pełnomocnika kwestora.
  2. pracownicy, doktoranci i studenci oraz osoby spoza Uniwersytetu Warszawskiego (w tym obcokrajowcy) delegowani/kierowani z UW za granicę na wolontariat lub przebywający poza granicami RP na wolontariacie na podstawie zawartej z UW umowy wolontariatu podczas podróży zagranicznych.

Ubezpieczenie obejmuje odpowiedzialność za nagłe zachorowanie na COVID-19 spowodowane zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 lub wariantami tego wirusa

W celu objęcia ochroną ubezpieczeniową Kosztów Leczenia i Assistance należy przesłać zgłoszenie na adres email: podroze.sluzbowe@uw.edu.pl – najpóźniej 3 dni robocze przed wyjazdem.

Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz  dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego. Do zgłoszenia należy dołączyć skan wniosku wyjazdowego, zatwierdzonego przez kierownika jednostki i kwestora/pełnomocnika kwestora. Zgłoszenia bez wniosku wyjazdowego nie będą realizowane.

Informacja na temat ubezpieczenia w TUW PZUW
Ogólne warunki ubezpieczenia

Osoby delegowane / kierowane z UW za granicę, mogą dodatkowo zakupić  ubezpieczenie  NNW, OC i Bagażu w STU ERGO Hestia SA. korzystając z wniosku i kontaktu jak niżej dla osób nie delegowanych z UW  ( dla osób posiadających ubezpieczenie KL + Assistance w TUW PZUW, dedykowany jest PAKIET VI „ Uzupełniający” opisany w „Ofercie Ubezpieczenia  w STU ERGO Hestia”  poniżej).

2. Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członków ich rodzin oraz osób towarzyszących

Uwaga: Oferta obejmuje Koszty Leczenia + Assistance + NNW + OC + Bagaż 

Pracownicy, doktoranci i studenci UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członkowie ich rodzin oraz osoby towarzyszące, mogą na okres wyjazdu, przystąpić na preferencyjnych warunkach do ubezpieczenia Kosztów Leczenia i Assistance za granicą oraz ubezpieczenia NNW, OC i Bagażu (KL + Assistance + NNW + OC + Bagaż) w STU ERGO Hestia SA. Koszt składki ubezpieczeniowej ponosi w takim przypadku zainteresowany.

Ubezpieczenie obejmuje również zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem, w szczególności COVID-19, niezależnie od stanu ogłoszonej pandemii lub epidemii.

Umowa ze STU ERGO Hestia  pozwala na ubezpieczanie osób towarzyszących, które nie są ani pracownikami, ani studentami UW.

W celu zgłoszenia się do ubezpieczenia należy wypełnić wniosek, podpisać go (wnioski za niepełnoletnie dzieci podpisują ich rodzice) i przesłać na poniższy adres:

Leonard Pilipczuk firma brokerska Mentor SA, e-mail: mentorlu@mentor.pl tel. +48 502 027 630

Czas oczekiwania na wystawienie polisy może wynieść do 3 dni roboczych.

Po otrzymaniu certyfikatu, należy opłacić składkę wykonując przelew bankowy na  numer konta podany w certyfikacie. Płatność należy uregulować  przed rozpoczęciem okresu ochrony ubezpieczeniowej tak, by wpłata została zaksięgowana przed wyjazdem/wylotem.

Certyfikat nieopłacony jest nieważny i  nie ma ochrony ubezpieczeniowej.

Oferta ubezpieczenia w STU ERGO HESTIA
Ogólne warunki ubezpieczenia
Ogólne warunki ubezpieczenia wersja angielska
Szczegółowe warunki ubezpieczenia
Wzór wniosku

zakup biletu na podróż zagraniczną

Szanowni Państwo,
w dniu 18.12.2023 r. została zawarta nowa umowa z firmą WhyNotTravel na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych i promowych w podróżach służbowych pracowników, studentów i doktorantów Uniwersytetu Warszawskiego.

Szczegółowe zasady zakupu biletów i zamawiania usługi wizowej zostały opublikowane na stronie internetowej BWZ: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/

Obowiązują poniższe formularze zleceń zakupu:

  • Zlecenie-zakupu-biletu
  • Zlecenie-zakupu-biletu-tania-linia-lotnicza

więcej informacji: Strona internetowa BWZ UW

Osobom wyjeżdżającym zagranicę zaleca się rejestrację w serwisie internetowym „Odyseusz” Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Rejestracja jest dobrowolna.

W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł nawiązać kontakt z osobą przebywającą poza granicami Polski, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną. System „Odyseusz” umożliwia również otrzymywanie powiadomień o zagrożeniach w kraju podróży oraz innych informacji konsularnych.

Więcej: https://odyseusz.msz.gov.pl/