Obieg dokumentów finansowych w projektach i grantach

Faktury

  1. Faktury otrzymane przez Państwa, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, powinny być wystawione na:
    Uniwersytet Warszawski
    Krakowskie Przedmieście 26/28
    00-927 Warszawa
    NIP 525-001-12-66
    W przypadku faktur, które zostały już przez Państwa opłacone (zakupy gotówkowe lub zakup dokonany płatnością internetową z Państwa prywatnego konta) należy uzwzględnić w opisie prośbę o zwrot poniesionych kosztów na Pańtwa konto bankowe (należy podać numer konta, na który Kwestura UW dokonuje przelewów Państwa wynagrodzenia) oraz,  jeśli zakup nie był gotówkowy, dołączyć dodatkowo pdf potwierdzenia płatności z Państwa konta bankowego.
  2. SWIB sprawdza fakturę oraz opis pod względem zgodności z zapisami umowy projektowej lub wniosku o dofinansowanie oraz z wytycznymi uniwersyteckimi w zakresie wymaganych załączników (protokoły, OT, zamówienie, umowa, etc.)
  3. Zatwierdzoną przez SWIB fakturę wraz z opisem (i załącznikami) przesyłają Państwo ze swojego uniwersyteckiego konta e-mail do Sekcji Ekonomiczno-Finansowej do Pani Anny Kowalskiej (atkowals@uw.edu.pl), gdzie jest księgowana i przekazywana do płatności.
  4. W przypadku faktur, które mają wpisany krótki czas realizacji płatności należy natychmiast po ich otrzymaniu sporządzić opis w formie elektronicznej w dokumencie docx. /doc. (według załączonego wzoru) i przesłać wraz z wersją elektroniczną faktury (NIE SKAN) na adres Sekcji Wsparcia Inicjatyw Badawczych (SWIB): nauka.wgsr@uw.edu.pl

Przedpłaty

W przypadku realizacji niektórych płatności wymagane jest dokonanie przedpłaty (np. przy rejestracji na konferencję – wcześniejsze uiszczenie opłaty konferencyjnej). Procedura jest następująca:

  1. Prawidłowo opisane i podpisane przez kierownika projektu pismo o dokonanie przedpłaty (pismo do przelewu krajowego lub pismo do przelewu zagranicznego – załączniki) wraz z kompletem wymaganych dokumentów, na podstawie których zweryfikować można wysokość kwoty do przedpłaty, tytuł płatności, termin i dane odbiorcy (np. informacja  ze strony www planowanej konferencji o wysokości opłat konferencyjnych, numerze konta do wykonania płatności itp.),  trafia do SWIB.
  2. SWIB sprawdza przedpłatę pod względem zgodności z zapisami umowy i/lub wniosku projektowego.
  3. Zweryfikowana przez SWIB przedpłata przekazywana jest do Sekcji Ekonomiczno-Finansowej, gdzie jest księgowana i przekazywana do Kwestury UW.

Płatność kartą kredytową wydziału

W przypadku realizacji płatności, których termin jest bardzo krótki  lub istnieje możliwość dokonania opłaty online jedynie przy użyciu karty kredytowej, stosuje się następującą procedurę:

  1. Prawidłowo uzupełnione przez kierownika projektu pismo dotyczące planowanej płatności (wzór wniosku).
    z kompletem informacji dotyczących internetowej płatności służbową kartą kredytową (termin płatności, nazwa dostawcy, opis usługi lub towaru, kwota transakcji, adres strony internetowej do płatności, źródło finansowania – nr PSP projektu) trafia do SWIB.
  2. Po zaakceptowaniu dokumentów przez SWIB, kierownik projektu lub osoba przez niego wskazana przesyła komplet dokumentów do Sekcji Ekonomiczno-Finansowej na adres e-mail Pani Anny Kowalskiej – Pełnomocnik Kwestora na WGSR UW (atkowals@uw.edu.pl) uzgadniając równocześnie za Jej pośrednictwem termin wykonania płatności w systemie bankowości internetowej.
  3. W Sekcji Ekonomiczno-Finansowej lub zdalnie, w łączności telefonicznej,  po zalogowaniu się kierownika projektu lub wskazanej przez niego osoby na stronę internetową płatności, dokonywana jest opłata za usługę lub towar w systemie.
  4. Po wykonaniu transakcji kierownik projektu lub osoba przez niego wskazana pobiera elektroniczną wersję (pdf) potwierdzenia płatności w systemie i przesyła na adres SWIB (nauka.wgsr@uw.edu.pl).
  5. Ostatnim etapem płatności kartą służbową jest przekazanie do SWIB otrzymanej na adres mailowy kierownika projektu lub innej osoby realizującej płatność w systemie –  elektonicznej wersji faktury wraz z poprawnie sporządzonym opisem (wymagana jest w opisie dokładna data wykonania usługi).
  6. Na etapie płatności w systemie prosimy o zwrócenie uwagi, czy dane do faktury zostały poprawnie wprowadzone:
  • Uniwersytet Warszawski (lub University of Warsaw)
    Krakowskie Przedmieście 26/28
    00-927 Warszawa
    NIP 525-001-12-66 (lub Tax ID: PL 5250011266)

 Umowy cywilno-prawne

Umowę o dzieło wraz z załącznikami (specyfikacja dzieła, protokół odbioru, rachunek), jak i umowę zlecenie wraz z załącznikami (oświadczenie przyjmującego zlecenie, rachunek) sporządza się w co najmniej trzech jednobrzmiących egzemplarzach.

  1. Po uzupełnieniu wszystkich możliwych danych w odpowiednio wybranej umowie oraz w załącznikach do niej przekazują Państwo dokumenty do Sekcji Wsparcia Inicjatyw Badawczych (SWIB)
  2. W SWIB umowa jest sprawdzana pod względem poprawności zawartych w niej danych i zgodności z zapisami umowy na realizacje projektu i/lub wniosku projektowego.
  3. Gdy umowa jest prawidłowo wypełniona, trafia ona do podpisania przez wykonawcę oraz zostaje zaakceptowana przez kierownika projektu (podpis + pieczątka).
  4. Zatwierdzona przez SWIB ostateczna wersja podpisanej umowy wraz z załącznikami przekazywana jest do Sekcji Ekonomiczno-Finansowej, gdzie jest ewidencjonowana i przekazywana do Kwestury UW.

Dokładne informacje zawierających wytyczne do zawarcia umowy cywilno-prawnej publikuje Sekcja Ekonomiczno-Finansowa na naszym Wydziale (link)

Rodzaj zawieranej umowy mogą Państwo konsultować z nami. Pomożemy Państwu odpowiednio dopasować rodzaj umowy do specyfiki wykonywanej pracy.

 Delegacje krajowe

Najpóźniej na tydzień przed planowaną podróżą służbową powinni Państwo złożyć do Sekretariatu WGSR druk delegacji z uzupełnioną pierwszą stroną. Po podpisaniu delegacji przez Panią Prodziekan ds. naukowych i finansowych lub Dziekana Wydziału zostaną Państwo poinformowani, że jest ona gotowa do odbioru.

Natomiast Kierownicy realizowanych projektów zgłaszają do SWIB swoje planowane podróże. Pracownik SWIB w oparciu o przekazane dane oraz po sprawdzeniu zgodności z zapisami umowy wypełnia pierwszą stronę druku delegacji i przekazuje do Sekretariatu WGSR.

Jeśli planują Państwo podróż służbową samochodem prywatnym należy pamiętać o wcześniejszym zawarciu umowy samochodowej (wg załączonego wzoru) oraz wykonaniu dodatkowych badań lekarskich.

Do 14 dni po powrocie z podróży służbowej muszą Państwo rozliczyć swoją delegację, w tym celu trzeba przedstawić:

  1. Prawidłowo wypełniony druk delegacji krajowej (z wpisanymi ołówkiem wartościami za przejazdy, ryczałty, diety, noclegi, etc.), podpisany długopisem na odwrocie przez osobę wyjeżdżającą i zatwierdzony przez kierownika projektu (podpis + pieczątka) trafia do SWIB.
  2. SWIB sprawdza wyliczenia kosztów delegacji, wymagane załączniki (oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej, rachunki za noclegi, bilety kolejowe/autobusowe, a jeśli korzystali Państwo z prywatnego samochodu – oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej + umowa samochodowa wraz z ważnymi badaniami lekarskimi i inne dokumenty poświadczające przebytą podróż (np. przejazdy autostradą, etc.) oraz zgodność z zapisami umowy i/lub wniosku projektowego.
  3. Zatwierdzony przez SWIB wypełniony druk delegacji krajowej wraz z niezbędnymi załącznikami przekazywany jest do Sekcji Ekonomiczno-Finansowej, gdzie jest księgowany i przekazywany do płatności.

 Wyjazdy zagraniczne

  1. Najpóźniej na dwa tygodnie przed planowanym wyjazdem wypełniony wniosek wyjazdowy przekazywany jest do SWIB.
  2. SWIB sprawdza wyliczenia podróży i diet na wniosku oraz zgodność z zapisami umowy i/lub wniosku projektowego i weryfikuje źródło finansowania
  3. Zaakceptowany przez SWIB wniosek wyjazdowy przekazywany jest do Sekcji Ekonomiczno-Finansowej, gdzie jest rejestrowany, podpisywany przez Pełnomocnik Kwestora oraz Prodziekan ds. finansowych i naukowych i przekazywany do Kwestury UW celem wypłacenia zaliczki.
  4. Do 14 dni po powrocie z podróży zagranicznej osoba wyjeżdżająca rozlicza się bezpośrednio w Sekcji Obrotu Zagranicznego w Kwesturze (IV piętro).